Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif

slide presentasi download jo di sini :

http://www.scribd.com/doc/56780077/Teknik-Komunikasi-Dan-Presentasi-Yg-Efektif

Komunikasi adalah proses memberi, menerima atau bertukar informasi, pendapat, perasaan atau ide melalui perkataan, tulisan atau alat-alat peraga atau melalui kombinasi ketiganya. Komunikasi memegang peran penting bagi kita untuk membantu mewujudkan hubungan yang sehat dan penuh penghargaan baik di dunia kerja, sosial, dan keluarga. Oleh karenanya kita mesti memiliki keahlian berkomunikasi yang baik.

Untuk mencapai komunikasi yang baik perlu dilakukan dengan JEBPLES yaitu: Jelas, Benar, Penuh Pertimbangan, Lengkap dan Singkat. Selain itu, berkomunikasi mesti memperhatikan: 5 W & H (Whom, Who, What, When, Where and How)

1. Whom: Siapa yang diajak berkomunikas.

2. Who: Siapa yang akan mengkomunikasikan.

3. What: Apa isi yang tepat untuk dikomunikasikan.

4. When: Kapan waktu yang tepat untuk berkomunikas.

5. Where: Dimana lokasi yang tepat untuk mengkomunikasikan pesan tersebut.

6. How: Bahasa, media, style yang dipakai untuk berkomunikas.

Kemampuan berkomunikasi adalah salah satu bentuk dari kecerdasan emosi (EQ, Emotional Quotient), banyak para psikolog percaya bahwa EQ memiliki kontribusi yang lebih besar untuk meraih sukses dalam kehidupan kita dibandingkan dengan kecerdasan otak (IQ, Intelligent Quotient). Simak pendapat Daniel Goleman dalam bukunya "Emotional Intelligence". IQ hanya menyumbangkan sekitar 20% sementara EQ memberi kontribusi sebesar 80% bagi kesuksesan kita. Tak mengherankan bila paket-paket pelatihan Success Through Emotional Intelligence sangat laku di pasaran walaupun dipatok dengan harga yang cukup mahal.

Kelihaian berkomunikasi dibutuhkan sejak awal menuliskan lamaran, membuat CV, test wawancara, untuk meyakinkan employer tentang kualifikasi kita. Saat diterima bekerja menjadi seorang karyawan atau karyawati, peran komunikasi pun tidak kalah penting untuk menjaga hubungan baik dengan atasan, dengan rekan kerja, dengan bawahan, dengan pelanggan, dengan supplier. Agar para stake holder memahami dengan baik kemampuan kita, diperlukan kemampuan berkomunikasi yang baik.

Jika kita perhatikan, tidak ada satu pun pemimpin dunia, politikus ulung, pebisnis, negosiator, pengacara, artis yang tidak memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Barack Obama misalnya,mampu menjadi presiden Amerika Serikat walaupun berasal dari kalangan kulit hitam. Salah satu sebab utamanya , arena Obama memiliki kemampuan komunikasi yang luar biasa. Dia mampu meyakinkan public Amerika tentang kemampuannya membawa AS menuju masa depan yang lebih baik.

Menurut Prof. Hembing, jika "organisasi" diumpamakan tubuh manusia, maka komunikasi adalah jantungnya. Dengan komunikasi itulah, manusia membentuk komunitas-komunitas yang antara lain berupa sebuah organisasi yang pada gilirannya berupaya mewujudkan sukses.

Untuk memenangkan persaingan kita perlu trust dan belief. Keduanya bisa didapatkan bila kita memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Orang lain mengetahui kemampuan kita setelah mereka menyaksikan bukti nyata melalui:

1. Appearance : Penampilan

2. Words: Perkataan

3. Tone: Nada bicara

4. Actions: Apa yang anda lakukan

5. Behavior: Bagaimana anda melakukannya

6. Reaction of others: Respon orang lain kepada kita

7. Results: Pencapaian atau Prestasi

Jadi bila kita ingin sukses di bidang kita masing-masing, maka kemampuan berkomunikasi yang baik adalah hal yang mutlak untuk dimiliki.

Presentasi mungkin bukan suatu hal yang mudah untuk dilakukan, terutama untuk para pemula atau yang belum mempunyai pengalaman presentasi. Hal ini yang membuat kami untuk melakukan training kepada teman-teman di MIDAS untuk bisa melakukan presentasi dengan baik dan benar.

PRESENTASI
Ada beberapa tips untuk mengetahui bagaimana cara presentasi yang baik dan benar, yaitu:

1.       Melakukan persiapan.

Antara lain, bahan presentasi, bahan yang akan dibagikan (jika ada), peralatan seperti laptop atau infocus dan mempersiapkan mental. Jika semua kondisinya baik dan aman maka bisa membuat kita akan lebih percaya diri.

2. Materi presentasi.

Bedakan antara materi yang akan dipresentasikan dengan proposal yang akan diberikan, karena pada saat presentasi kita menjelaskan point-point nya saja dan tidak perlu secara keseluruhan untuk dibahas karena akan menghabiskan waktu dan membuat audience merasa bosan.

3. Pada saat presentasi.

• Usahakan datang lebih awal dr waktu yang ditentukan, jangan terlambat!.
• Gunakan waktu seefisien mungkin.
• Gunakan pakaian yang sopan tentunya
• Kenali audiens atau peserta yang hadir, sehingga kita bisa lebih akrab dengan menyebut namanya dan tahu jabatannya.
• Bagi pandangan ke kita ke semua audiens dan perbanyak komposisi pandangan kita kepada orang yang paling berpengaruh atau pengambil keputusan, seperti CEO atau salah satu pimpinan dari yang hadir.
• Sebisa mungkin untuk tidak membicarakan hal yang tidak penting dan yang audiens tidak mau dengar
• Berbicaralah dengan lugas dan sopan
• Atur intonasi suara kita, jangan kebesaran dan juga jangan kekecilan.
• Jangan banyak bergerak, karena akan mengganggu konsentrasi peserta.
• Munculkan beberapa joke untuk mencairkan suasana yang kaku atau membosankan tapi jangan berlebihan.

4. Anggap saja audiens tidak mengerti mengenai materi yang akan disampaikan,jadi bersikaplah dengan mengundang simpati dan rasa kagum para audiens karena pengetahuan kita, tapi hindari kesan menggurui.

5. Pada saat tanya jawab, catat pertanyaan dan jawablah dengan lugas.

Keberhasilan dari sebuah presentasi adalah kita mengerti betul tentang isi yang akan dipresentasikan sehingga pada saat menjelaskan tidak terbata-bata atau kebingungan sendiri. Untuk itu fahami betul isinya dan lakukan persiapan yang matang, karena tujuan dari presentasi adalah untuk membuat para audiens mengerti dan memahami serta tertarik dari isi presentasi yang ditawarkan.

Komunikasi merupakan hal yang tidak bisa dilepaskan oleh kehidupan manusia. Adanya komunikasi sangat membantu manusia dalam berinteraksi antara satu dengan yang lainnya. Menurut epistimologi komunikasi merupakan bentuk representasi dari keinginan seseorang untuk berinteraksi dengan yang lainnya dengan menggunakan sebuah media sehingga orang lain dapat menangkap dan memberikan respon maupun efek atas apa yang kita inginkan. Secara mendasar menurut media yang digunakan komunikasi dibagi menjadi 2 lisan dan tulisan meskipun diera modern ini muncul komunikasi secara digital. Namun pada hakekatnya komunikasi lisan dan tulisan tidak bias dilepaskan dengan adanya perkembangan media komunikasi. Komunikasi lisan lebih kepada cara bicara seseorang untuk mengungkapkan keinginan, sedangkan tulisan lebih kepada symbol untuk mengungkapkan sebuah keinginan.

Dalam hal ini presentasi2 merupakan komunikasi formal yang dilakukan orang dalam sebuah forum untuk menginterpretasikan keinginan orang pertama. Presentasi biasa dilakukan pada sebuah forum yang formal maupun non formal. Presentasi sendiri lebih mengedepankan pada apa yang dimiliki dan keinginan presenter kepada pendengar agar pendengar tahu dan memberikan efek kepada presenter.

Beberapa hal yang menjadi komponen presentasi adalah:

1.       Internal pribadi presenter.

2.       Bahan presentasi

3.       Media presentasi

4.       Audience (pendengar)

5.       Lingkungan

Dari kelima komponen tersebut di atas tentu bias mendukung terjadinya komunikasi yang efektif pada sebuah presentasi. Hal-hal yang mendukung suksesnya presentasi adalah:
1. Kesiapan mental presenter

Sebelum mengadakan presentasi presenter harus siap dari segi mental. Nervous adalah hal yang biasa dirasakan seorang presenter sebelum maupun pada saat presentasi. Garuk-garuk anggota badan, menggerak-gerakkan anggota badan, suara yang terputus-putus, menunjukkan tingkah yang aneh saat di depan forum merupakan dampak gerogi yang ditampakkan seorang presenter ketika didepan forum. Hal seperti itu sebisa mungkin dihindari karena bias mengurangi nilai dari sebuah presentasi yang notabennya adalah penyampaikan informasi kepada pendengar.

Sebisa mungkin presenter bias mengkondisikan diri sendiri sebelum bahkan saat presentasi. Salah satu hal yang bias dilakukan sebelum presentasi agar tidak gerogi adalah mengatur nafas sebaik mungkin. Atau hal yang sangat jelas harus dilakukan adalah memperbanyak presentasi atau berbicara didepan orang banyak, lama-kelamaan orang akan merasa terbiasa dan tidak canggung lagi ketika berbicara di depan umum.

2. Penguasaan materi

Penyiapan materi tidak kalah pentingnya dengan yang lainnya. Ibarat sebuah senjata materi merupakan peluru yang akan ditembakkan. Sehingga inilah sebenarnya muatan yang akan diberikan kepada pendengan agar pendengar mengerti akan apa yang kita inginkan. Dalam ilmu komunikasi materi harus disampaikan secara holistic dan tidak sebagian karena hal tersebut akan mengurangi esensi atau maksud dari apa yang sebenarnya ingin disampaikan oleh presenter.

3. Media presentasi (Projector, board, computer, laptop, pointer, dll)

Dalam era modern ini media presentasi sudah mengalami kemajuan yang sangat pesat. Software sangat membantu memperlihatkan data atau materi dalam jalannya presentasi. Adanya OHP, Projector, laptor, computer, board dan alat-alat elektronik penunjang lainnya agar presentasi bias lebih menarik.

4. Kondisi Audience (pendengar)

Dalam berjalannya persentasi presenter tidak hanya “nerocos” atau ngomong terus tanpa pemperhatikan pendengar didepannya. Untuk mengkondisikan forum khususnya pendengar tidak ada salahnya jika seorang presenter mempunyai trik untuk mengkondisikan forum.
Interaksi kepada forum pun jangan dilupakan agar komunikasi yang dinamis dapat terjalin pada forum presentasi tersebut. Sehingga pendengar tidak merasa bosan dengan forum yang dikarenakan presenter terlalu monoton saat menyampaikan. Forum yang tidak bias dikondisikan berakibat pada porsi materi yang diterima pendengar atau dengan kata lain mengerti-tidaknya.
5. Kondisi lingkungan / forum presentasi

Jika perlu untuk kenyamanan suatu presentasi presenter perlu mensetting suasana forum sebelum presentasi dimulai. Sebuah contoh ruangan yang terlalu dingin karena AC mengakibatkan pendengar mengantuk karena kedinginan. Sebaliknya suhu yang terlalu panas akan berakibat pendengar cenderung sibuk mengipas-ngipas dan akhirnya mereka tidak memperhatikan presenter. Hal lain yang bias dilakukan adalah menseting posisi duduk audience. Posisi leter L,U,melingkar dll bias dipikirkan sebelum diadakannya presentasi.
Secara hemat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam sebuah presentasi adalah:
1. Energi dan penuh semangat

2. Kontak mata dengan audiens

3. Berbicara dengan jelas dan cukup keras

4. Menggunakan anekdot dan humor yang sesuai

5. Mengenakan pakaian yang serasi

6. Argumen-argumen terstruktur dengan baik

7. Slide dapat dibaca

8. Selesai tepat waktu dan sediakan waktu untuk Tanya jawab.

Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif merupakan keterampilan dan kemampuan inter disipliner yang mutlak dikuasai oleh para pejabat dan staf di lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam mewujudkan misi pelayanan sesuai visi dan misi instansinya. Aplikasi modul ini dapat secara lebih khusus Anda terapkan kepada kegiatan perencanaan, pengembangan bahan sajian dan penerapan penyajian berbagai ruang lingkup bidang tugas dalam pemerintahan.

Dalam pelasanaan tugas PNS, diskusi, penyajian dan presentasi menjadi bagian penunjang keberhasilan pribadi, unit kerja, maupun instansi secara keseluruhan. Bentuk-bentuk prestasi laporan, proyek, penelitian, maupun untuk kebutuhan lain akan lebih menarik bila disampaikan dengan teknik komunikasi dan prestasi yang memadai.

Kesimpulan yang dapat dipetik dari paparan diatas bahwa, keberhasilan suatu negara, institusi, organisasi, kelompok bahkan individu tidak hanya ditentukan oleh tingkat kematangan intelektual dan kompetensinya, tetapi juga dari kemampuan berkoordinasi, berkolaborasi dan membangun jejaring kerja. Semua hal itu dapat tercipta apabila semua orang kompeten dan terampil berkomunikasi, dan presentasi, baik dalam situasi formal, informal dan dalam kehidupan sehari-hari.

Kemampuan komunikasi dan presentasi merupakan keterampilan yang dapat diasah, dipelajari dan ditingkatkan. Dengan mempelajari teknik komunikasi dan presentasi ini paling tidak sudah mulai terbangun kemauan untuk meningkatkan kompetensi diri menjadi komunikator penyaji yang efektif dalam lingkup tugas dalam kehidupan ini.

Para peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV sebagai pemimpin taktis, selalu dihadapkan kepada lingkup tugas di lingkungan pemerintahan yang tumbuh, berkembang, dan berubah cepat kearah efektifitas dan efisiensi kerja. Dengan menguasai keterampilan berkomunikasi dan berpresentasi ini, para alumni Diklat Kepemimpinan Tingkat IV lebih terampil dalam menyampaikan laporan, pemikiran, telaah staf kepada pimpinan dan masyarakat umum, sehingga substansi dari apa yang dikomunikasikan dan atau dipresentasikan benar-benar dimengerti oleh pendengar.